Las dietas y otras partidas de la nómina que no sabes cómo cuadrar

Las dietas y otras partidas de la nómina que no sabes cómo cuadrar

Toca cierre de mes y por extensión, debemos crear las nóminas de los empleados. Sabemos que aún sois muchos los empresarios que no habéis seleccionado una gestoría laboral en Ibiza que se encargue de estos temas. Así pues, sois los responsables de generar las nóminas, computando adecuadamente cada partida. Las dietas y otras partidas a veces os generan problemas o no las termináis de entender.

Por ese motivo vamos a dedicar el artículo a clarificar cómo y dónde cuadrar las dietas y esas otras partidas en las nóminas que nos sabemos muy bien cuándo ponerlas o si nos benefician.

Las dietas de trabajo

¿Qué son las dietas que reclaman los trabajadores? Las dietas laborales son todos aquellos gastos que genera un trabajador fuera de su puesto de trabajo, pero en el desempeño del mismo.

Como empresario debes comprender que todos esos gastos son propios de la actividad, y, en consecuencia, es la empresa quien debe correr con ellos. Eso sí, puede darse la necesidad que el empleado pague el gasto en el momento. En estos casos, la empresa ha de incorporar dicha partida en la nómina del trabajador.

Las dietas, un derecho reconocido en el Estatuto de los Trabajadores

El Estatuto de los Trabajadores recoge en el artículo 40 que el trabajador que parte o toda su jornada laboral se vea obligada a desarrollarse en movilidad geográfica, debe tener compensación económica las siguientes partidas:

  • Gastos de viaje siempre que sea un desplazamiento no habitual
  • Dietas laborales

Además del Estatuto de los Trabajadores, muchos convenios colectivos también recogen en sus bases el derecho a las dietas y gastos de viajes de los trabajadores en ellos acogidos.

¿Qué se incluye como dieta laboral?

La ley explicita que cualquier gasto que un trabajador genere en un desplazamiento no habitual y dentro de su jornada laboral será considerado como dieta. Esto incluye:

  • El gasto en transporte: combustible del vehículo, bono o ticket de transporte público, factura de taxi, tren o avión.
  • Gastos de hospedaje: alquiler de una vivienda para los trabajadores desplazados, el hotel en caso de necesidad.
  • Gastos de alimentación: comidas y cenas dentro de jornada laboral y relacionadas con el desarrollo de sus funciones.
Cómo aplicar las dietas en la nómina

Las dudas más comunes residen en los conceptos y cómo aplicar las dietas en la nómina. Veamos las partidas que pueden reflejar el pago de las dietas en la nómina:

  • Plus de transporte, en valoración económica
  • Stock Options o la entrega de participaciones de la empresa (según acuerdo entre las partes) de forma gratuita o a precio menor que el de mercado
  • Tickets de restaurante, en valor económico
  • Entrega de productos rebajados para empleados
  • Donaciones promocionadas

Hay algunas partidas de las mencionadas que quedan exentas de cotización, como son:

  • Los gastos de transporte, si utiliza un medio de transporte público, y esté justificado con la correspondiente factura o recibo; o el gasto que realiza el trabajador si utiliza su propio vehículo (se paga 0,19 €X km y a mayores los gastos de peaje y parking que se justifican con factura o recibo).
  • Los gastos de manutención con pernocta fuera o dentro de las fronteras, con un máximo de 53,34 euros cuando el desplazamiento es en España y 91,35 euros al día si es al extranjero.
  • Las indemnizaciones por fallecimiento, despido, traslado o suspensión hasta el máximo que permita el convenio. En el caso de la indemnización o cese, el máximo es de 180.000 euros.

Muy importante: las dietas nunca han de ser parte de la nómina. Siempre serán una partida independiente en la sección de devengos como percepciones no salariales.

Cómo y quién debe justificar las dietas

Tanto en el caso de que la empresa pague por adelantado o tras producirse el gasto, el empleado tiene que entregar a la empresa los justificantes que muestren que ciertamente el gasto se ha producido con ocasión de su trabajo desplazado.

¿Cuál es un justificante válido?

En principio, bastará con entregar la factura o recibo del gasto, eso sí, comprobando que aporta toda la información que justifica su inclusión como una dieta. Esto es, el día, el lugar y el motivo.

En caso de que sea un gasto muy elevado, hay que declarar el motivo además de la factura correspondiente.

Las dietas para la empresa

La empresa tiene que comunicar a la Seguridad Social, dentro de cada liquidación, las dietas que paga a sus empleados. De esta forma la Seguridad Social puede realizar las comprobaciones pertinentes.

¿Te surge alguna duda sobre cómo aplicar las dietas u otros conceptos en la nómina de tus trabajadores? Comenta el artículo y daremos respuesta a la mayor brevedad. Si sientes que necesitas un asesor laboral para tu empresa, no dudes en contactarnos. Te informaremos de todos los servicios con los que podemos ayudarte.

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