Las sociedades inactivas

Las sociedades inactivas

¿Ha llegado la hora de hacer cuentas con la Agencia Tributaria y de repente ves una partida que corresponde a una sociedad mercantil que pensabas liquidada? ¿Tienes una sociedad mercantil sin actividad y no sabes qué hacer con ella? En las próximas líneas queremos mostraros todas las opciones que existen para gestionar y liquidar una sociedad inactiva.

Porque sí, puedes mantener sin ninguna actividad y sin liquidar tu empresa, pero mientras sigue dada de alta, tienes una serie de obligaciones que cumplir. De ellas también vamos a hablar.

¿Qué es una sociedad inactiva?

Se dice que una sociedad permanece inactiva cuando se deja de realizar la actividad pero no se da de baja ni se liquida; habitualmente con la esperanza de volver a la actividad previa.

En otros casos, la decisión de dejar una sociedad mercantil sin actividad depende únicamente del coste que implica darla de baja.

Sin embargo, su mera existencia deriva en una serie de obligaciones que has de conocer para no verte en un problema con la Hacienda. El desconocimiento de esto no te exime del cumplimiento.

¿Cómo dejar una empresa sin actividad?

Si prevés que tu sociedad puede terminar su vida o entrar en una etapa de inactividad, para dejar la sociedad mercantil sin actividad has de seguir estos sencillos pasos:

  • Primero, celebrar la Junta General de Socios (o Accionistas), y proponer en ella la inactividad de la sociedad.
  • En segundo término, acordar dicha situación con todos los implicados.

En aquellos casos en los que la Junta o los Accionistas decidan por mayoría la disolución y liquidación de la sociedad, hay que cumplir su mandato. No puedes mantener la sociedad sin darla de baja y mantenerla inactiva sin conocimiento del resto de afectados, pues las consecuencias, en caso de incumplimiento, les afectan también a ellos.

Obligaciones y responsabilidades asociadas a las sociedades mercantiles inactivas

Dado que insistimos tanto en las obligaciones y responsabilidades que emanan de una sociedad inactiva, veámoslas:

Obligaciones de las sociedades inactivas con la Agencia Tributaria, el Registro Mercantil y la Seguridad Social

Si finalmente se ha decidido que la sociedad mercantil entra en una etapa de inactividad, hay que comunicarlo a la Agencia Tributaria, presentando el modelo 036 y rellenando la casilla 140 junto con la fecha oficial en la que entra en dicha fase.

Ojo, porque a partir de la fecha que consta en dicho formulario no puedes emitir facturas, y las facturas de gastos que recibas no te computarán en la partida de gastos.

Lo bueno, que tampoco tienes que presentar las declaraciones trimestrales del IVA ni el anual, ni cualquier otra declaración que corresponde a las empresas activas. Con la excepción del Impuesto de Sociedades.

El Impuesto de Sociedades

Tendremos que continuar con este trámite anual dentro de los plazos que marque la ley.

La primera liquidación del Impuesto de Sucesiones es muy delicada, ya que puede darse en dos circunstancias que difieren mucho en el resultado final a pagar:

  • Si en el momento de comunicar la inactividad coincide con el inicio del ejercicio y por consiguiente no ha tenido actividad en el periodo a tributar, se marca la casilla 026 y lo presentas ya como sociedad mercantil inactiva.
  • Si, por el contrario, dentro de ese ejercicio computable ha existido actividad, no marques dicha casilla, pues tienes que presentar la liquidación como empresa con actividad.
Las retenciones

Además de cumplir con el Impuesto de Sociedades has de realizar las retenciones que correspondan en el ejercicio y hacer la liquidación ante la Agencia Tributaria mediante los impresos 111 y 190.

Las cuentas de la sociedad inactiva

Que tu empresa no tenga actividad no significa que tengas que dejar de cumplir ciertos trámites de gestión empresarial como por ejemplo:

  • Llevar al día la contabilidad
  • Legalizar los libros contables, las actas y los socios en los cuatro meses posteriores al cese de la actividad
  • Aprobar las cuentas anuales dentro de los seis primeros meses de inactividad
  • Depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil. En el caso de incumplir esta obligación, no podrás registrar ningún otro documento ni trámite.
Obligaciones con Terceros

¿Deja la sociedad una deuda con la Administración, con clientes o proveedores? En estos casos, ojo, porque serán los administradores de la empresa quienes tengan que hacer frente a la deuda.

¿Qué ocurre si no cumplo con las obligaciones de la sociedad inactiva?

El incumplimiento de cualquiera de las obligaciones anteriormente citadas puede dar origen a sanciones económicas, que pueden oscilar entre los 12000 y los 60000 euros, y llegar a los 300000 euros si la facturación anual en los ejercicios anteriores es superior a 6 millones de euros.

Para finalizar, solo nos queda insistir en que la inactividad de una sociedad mercantil no puede mantenerse de forma ilimitada. Después de un año de inactividad, se ha de proceder a la disolución y liquidación previa Junta de Socios o Accionistas. En aquellos casos en los que no se tramite, serán los administradores quienes respondan de forma solidaria por las obligaciones que contraiga la sociedad inactiva.

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